总结
- 使用写作过程。
- 发展一种风格。
- 适当地格式化文档。
- 随身携带书写工具。
良好的写作在商业成功中起着关键作用。 书面材料通常作为与潜在客户的初步接触，而文件和日常信件则构成大多数业务关系的核心。 草率的写作可能会破坏交易。 因此，无论您认为自己是“文字达人”还是害怕触摸键盘，培养扎实的写作技巧都很重要。
使用写入过程
不要指望坐下来就可以制作出完美的文档。 写好需要计划。
- 首先，确定你想要传达的主要思想，并用一两句话写下来。
- 制定一个大纲来支持这个想法并回答所有基本问题——谁、什么、何时、何地和为什么。 大纲构成了成品的主干。 没有一个，您的文档可能会漫无边际，导致读者错过重点。
- 你也可能想尝试创造一种仪式，让你进入“写作”的心态。 深呼吸、拿起一支特殊的笔或想象成功的成品可能会有所帮助。
写完文档后，请大声朗读。 如果一个句子或单词听起来很尴尬，请修改它。 但是，如果不首先使用这些额外的策略，您就无法达到这一点。
开发风格
努力开发一种简单、一致的风格，您可以将其应用于所有商务写作。
- 密切注意您使用的每个短语。 注意不必要的话。 例如，与其写“我们确认收到您的来信”，不如写“我们已收到您的来信”或“感谢您发送来信”。
- 拒绝使用官僚术语、“corporatespeak”或不必要的大词。 例如，不要使用“最佳”，而是使用“最佳”。 尽量减少行话和首字母缩略词。
- 分解长段落并修剪冗长或多余的句子。 懒惰的写作会失去读者。 没有人愿意在理解一个句子之前花 10 分钟重读它。
- 开门见山 在信件、备忘录和电子邮件中。
- 尽可能多地使用主动语态。 这将有助于使您的写作简洁明了，并使读者能够浏览文档。 例如，不要写“The proposals will be reviewed by the selection committee”，而应该写“The selection committee will review the proposals”。
- 避免不恰当的幽默。 如果您必须在电子邮件中加入笑话或评论，请将其放在最后。
适当地格式化文档
格式化您的文档，使其易于阅读并适合您正在使用的文档类型。
- 为文本使用 Times New Roman 等衬线字体。 它们更容易阅读。 （衬线是字母上的小“尾巴”或花饰。）尝试将 Arial 等无衬线字体限制在标题或标题中。
- 让边距不规则而不是合理的。
- 保持段落简短以避免令人生畏的文本块。 改变每段的行数，使文档看起来更有趣。
- 使用项目符号列表和小标题使复杂的材料更容易理解并增加视觉吸引力。
- 如果合适，使用图形、地图或其他工具来帮助传达重要信息——但要避免使文档混乱。
- 在电子邮件中，删除不合适的标题并保留原始消息，以便读者可以将您的回复放在上下文中。 请记住，虽然电子邮件可以更非正式，但它们仍然构成业务信函。 确保包括问候语并以礼貌的签收结束。
随身携带书写工具
计算机拼写检查器可能非常有用，但不要依赖它们来发现所有错误。 随身携带一些基本的书写工具。
- 买一本好的字典和词典。
- 使用样式手册，例如 芝加哥风格手册 或者 美联社风格手册 指导。 风格指南可以提供诸如哪些单词大写以及何时缩写单词等指示。 询问您的客户是否有偏好。
- 如果可能，请技术编辑审阅您的作品。
请记住，要写好，您需要耐心和练习。 阅读优秀作品的例子——从小说到营销材料——对于提高你自己的写作能力也是非常宝贵的。
总结
- 使用写作过程。
- 发展一种风格。
- 适当地格式化文档。
- 随身携带书写工具。
良好的写作在商业成功中起着关键作用。 书面材料通常作为与潜在客户的初步接触，而文件和日常信件则构成大多数业务关系的核心。 草率的写作可能会破坏交易。 因此，无论您认为自己是“文字达人”还是害怕触摸键盘，培养扎实的写作技巧都很重要。
使用写入过程
不要指望坐下来就可以制作出完美的文档。 写好需要计划。
- 首先，确定你想要传达的主要思想，并用一两句话写下来。
- 制定一个大纲来支持这个想法并回答所有基本问题——谁、什么、何时、何地和为什么。 大纲构成了成品的主干。 没有一个，您的文档可能会漫无边际，导致读者错过重点。
- 你也可能想尝试创造一种仪式，让你进入“写作”的心态。 深呼吸、拿起一支特殊的笔或想象成功的成品可能会有所帮助。
写完文档后，请大声朗读。 如果一个句子或单词听起来很尴尬，请修改它。 但是，如果不首先使用这些额外的策略，您就无法达到这一点。
开发风格
努力开发一种简单、一致的风格，您可以将其应用于所有商务写作。
- 密切注意您使用的每个短语。 注意不必要的话。 例如，与其写“我们确认收到您的来信”，不如写“我们已收到您的来信”或“感谢您发送来信”。
- 拒绝使用官僚术语、“corporatespeak”或不必要的大词。 例如，不要使用“最佳”，而是使用“最佳”。 尽量减少行话和首字母缩略词。
- 分解长段落并修剪冗长或多余的句子。 懒惰的写作会失去读者。 没有人愿意在理解一个句子之前花 10 分钟重读它。
- 开门见山 在信件、备忘录和电子邮件中。
- 尽可能多地使用主动语态。 这将有助于使您的写作简洁明了，并使读者能够浏览文档。 例如，不要写“The proposals will be reviewed by the selection committee”，而应该写“The selection committee will review the proposals”。
- 避免不恰当的幽默。 如果您必须在电子邮件中加入笑话或评论，请将其放在最后。
适当地格式化文档
格式化您的文档，使其易于阅读并适合您正在使用的文档类型。
- 为文本使用 Times New Roman 等衬线字体。 它们更容易阅读。 （衬线是字母上的小“尾巴”或花饰。）尝试将 Arial 等无衬线字体限制在标题或标题中。
- 让边距不规则而不是合理的。
- 保持段落简短以避免令人生畏的文本块。 改变每段的行数，使文档看起来更有趣。
- 使用项目符号列表和小标题使复杂的材料更容易理解并增加视觉吸引力。
- 如果合适，使用图形、地图或其他工具来帮助传达重要信息——但要避免使文档混乱。
- 在电子邮件中，删除不合适的标题并保留原始消息，以便读者可以将您的回复放在上下文中。 请记住，虽然电子邮件可以更非正式，但它们仍然构成业务信函。 确保包括问候语并以礼貌的签收结束。
随身携带书写工具
计算机拼写检查器可能非常有用，但不要依赖它们来发现所有错误。 随身携带一些基本的书写工具。
- 买一本好的字典和词典。
- 使用样式手册，例如 芝加哥风格手册 或者 美联社风格手册 指导。 风格指南可以提供诸如哪些单词大写以及何时缩写单词等指示。 询问您的客户是否有偏好。
- 如果可能，请技术编辑审阅您的作品。
请记住，要写好，您需要耐心和练习。 阅读优秀作品的例子——从小说到营销材料——对于提高你自己的写作能力也是非常宝贵的。
总结
- 使用写作过程。
- 发展一种风格。
- 适当地格式化文档。
- 随身携带书写工具。
良好的写作在商业成功中起着关键作用。 书面材料通常作为与潜在客户的初步接触，而文件和日常信件则构成大多数业务关系的核心。 草率的写作可能会破坏交易。 因此，无论您认为自己是“文字达人”还是害怕触摸键盘，培养扎实的写作技巧都很重要。
使用写入过程
不要指望坐下来就可以制作出完美的文档。 写好需要计划。
- 首先，确定你想要传达的主要思想，并用一两句话写下来。
- 制定一个大纲来支持这个想法并回答所有基本问题——谁、什么、何时、何地和为什么。 大纲构成了成品的主干。 没有一个，您的文档可能会漫无边际，导致读者错过重点。
- 你也可能想尝试创造一种仪式，让你进入“写作”的心态。 深呼吸、拿起一支特殊的笔或想象成功的成品可能会有所帮助。
写完文档后，请大声朗读。 如果一个句子或单词听起来很尴尬，请修改它。 但是，如果不首先使用这些额外的策略，您就无法达到这一点。
开发风格
努力开发一种简单、一致的风格，您可以将其应用于所有商务写作。
- 密切注意您使用的每个短语。 注意不必要的话。 例如，与其写“我们确认收到您的来信”，不如写“我们已收到您的来信”或“感谢您发送来信”。
- 拒绝使用官僚术语、“corporatespeak”或不必要的大词。 例如，不要使用“最佳”，而是使用“最佳”。 尽量减少行话和首字母缩略词。
- 分解长段落并修剪冗长或多余的句子。 懒惰的写作会失去读者。 没有人愿意在理解一个句子之前花 10 分钟重读它。
- 开门见山 在信件、备忘录和电子邮件中。
- 尽可能多地使用主动语态。 这将有助于使您的写作简洁明了，并使读者能够浏览文档。 例如，不要写“The proposals will be reviewed by the selection committee”，而应该写“The selection committee will review the proposals”。
- 避免不恰当的幽默。 如果您必须在电子邮件中加入笑话或评论，请将其放在最后。
适当地格式化文档
格式化您的文档，使其易于阅读并适合您正在使用的文档类型。
- 为文本使用 Times New Roman 等衬线字体。 它们更容易阅读。 （衬线是字母上的小“尾巴”或花饰。）尝试将 Arial 等无衬线字体限制在标题或标题中。
- 让边距不规则而不是合理的。
- 保持段落简短以避免令人生畏的文本块。 改变每段的行数，使文档看起来更有趣。
- 使用项目符号列表和小标题使复杂的材料更容易理解并增加视觉吸引力。
- 如果合适，使用图形、地图或其他工具来帮助传达重要信息——但要避免使文档混乱。
- 在电子邮件中，删除不合适的标题并保留原始消息，以便读者可以将您的回复放在上下文中。 请记住，虽然电子邮件可以更非正式，但它们仍然构成业务信函。 确保包括问候语并以礼貌的签收结束。
随身携带书写工具
计算机拼写检查器可能非常有用，但不要依赖它们来发现所有错误。 随身携带一些基本的书写工具。
- 买一本好的字典和词典。
- 使用样式手册，例如 芝加哥风格手册 或者 美联社风格手册 指导。 风格指南可以提供诸如哪些单词大写以及何时缩写单词等指示。 询问您的客户是否有偏好。
- 如果可能，请技术编辑审阅您的作品。
请记住，要写好，您需要耐心和练习。 阅读优秀作品的例子——从小说到营销材料——对于提高你自己的写作能力也是非常宝贵的。